The 14 Best Email Management Software + Features to Look For

Que nous écrivions, lisions ou nous plaignions des courriels, une chose demeure vraie : le courrier électronique est une partie centrale de nombreuses de nos vies professionnelles. Et bien que chaque jour semble apporter un nouvel outil prêt à réduire le nombre de courriels que nous recevons, ils ne semblent guère faire une égratignure. Bien que l'élimination complète du courrier électronique soit probablement hors de question, il existe des outils que nous pouvons utiliser pour rendre le courrier électronique plus gérable. En fait, il existe toute une catégorie appelée logiciels de gestion de courrier électronique qui est dédiée à cela.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de courrier électronique ?

Un logiciel de gestion de courrier électronique est un outil qui vous aide à gérer, trier, organiser et envoyer des courriels. En général, les outils de gestion de courrier électronique se concentrent sur quelques domaines différents :

• Courrier électronique reçu - Les outils de cette catégorie se concentrent principalement sur la gestion des courriels entrants de votre public, qu'il s'agisse de clients, de clients, d'étudiants, de patients, de prospects ou d'employés d'autres départements. Ces outils se concentrent principalement sur les interactions individuelles.

• Courrier électronique en vrac - Les outils de cette catégorie se concentrent principalement sur l'envoi de courriels. Ces outils sont utilisés pour la communication de un à plusieurs. Vous avez également des capacités étendues pour voir des choses comme les taux d'ouverture, les taux de clics et d'autres mesures qu'un outil axé sur le courrier électronique reçu n'inclurait pas.

• Courrier électronique personnel - Les outils de cette catégorie se concentrent principalement sur la gestion d'une boîte de réception de courrier électronique personnelle. Ils aident généralement à automatiser le tri et l'envoi et peuvent même vous désabonner de certains courriels pour rendre la gestion de votre propre boîte de réception moins pénible.

Rarement, voire jamais, les outils ne couvrent plusieurs cas d'utilisation. Ils sont trop disparates et manquent généralement de tout chevauchement. Cependant, ils peuvent être utilisés conjointement.

Les 11 meilleurs logiciels de gestion de courrier électronique

Comme les logiciels de gestion de courrier électronique couvrent quelques cas d'utilisation différents, nous avons compilé une liste diversifiée d'outils qui couvrent chacun d'eux.

• Help Scout

• SaneBox

• Gmail

• Sendinblue

• Front

• Microsoft Outlook

• Missive

• Hiver

• Moosend

• Emailigistics

• Omnisend

1. Help Scout

Meilleur logiciel de gestion de courrier électronique pour les petites et moyennes organisations.

Help Scout est un logiciel de gestion de courrier électronique spécialement conçu pour aider les équipes à gérer leur communication par courrier électronique. Avec Help Scout, vous avez accès à de puissants outils de collaboration comme les notes privées pour aider à tenir tout le monde informé et la détection de collision pour éliminer le travail en double. Des outils de productivité comme les flux de travail vous permettent d'attribuer automatiquement des conversations à des employés spécifiques ou à des dossiers personnalisés en fonction des critères que vous avez définis. Et les réponses enregistrées facilitent la réponse aux demandes de routine. Enfin, l'accès aux profils des clients vous aide à rester dans la boucle. Vous pouvez voir les conversations passées et d'autres informations de base pour aider les interactions à se dérouler en douceur et limiter les problèmes pour l'expéditeur et votre équipe. Le meilleur de tous, le logiciel de gestion de courrier électronique n'est qu'un des nombreux outils auxquels vous avez accès lorsque vous vous inscrivez à Help Scout. Quelques autres outils notables sont Docs, qui vous permet de construire une base de connaissances, et Beacon, qui vous permet de fournir un chat en direct et des messages dans l'application. Prix : Essai gratuit disponible. Les plans commencent à 20 $ par utilisateur/mois.

2. SaneBox

Meilleur logiciel de gestion de courrier électronique personnel.

Bien que de nombreux logiciels de gestion de courrier électronique se concentrent sur les besoins des entreprises, il existe également des outils pour aider à gérer les boîtes de réception personnelles. L'un des meilleurs que nous avons trouvés est SaneBox. Leur puissant IA apprend vos différentes habitudes de courrier électronique puis trie automatiquement les courriels dès qu'ils arrivent dans votre boîte de réception. Les messages de haute priorité sont affichés dans votre boîte de réception principale, tandis que ceux de moindre priorité sont déplacés vers un dossier séparé. Ils offrent également des fonctionnalités comme SaneNoReplies, qui montre tout message que vous avez envoyé et qui n'a pas encore reçu de réponse, et Ne pas déranger, qui empêche tout nouveau courrier électronique entrant de s'afficher pour aider à maintenir votre concentration sur la tâche en cours. Prix : Essai gratuit disponible. Les plans commencent à 7 $ par mois.

3. Gmail

Meilleur logiciel de gestion de courrier électronique pour ceux qui préfèrent l'écosystème Google.

Gmail est sans doute le client de courrier électronique le plus populaire sur le marché, et ce pour une bonne raison. Il dispose d'une interface personnalisable, d'un éditeur facile à utiliser pour la composition de courriels, d'étiquettes qui peuvent vous aider à organiser et à filtrer vos messages, et d'une fonction de recherche puissante qui facilite la localisation des courriels égarés. Ces fonctionnalités, cependant, ne sont que le début. Gmail vous permet de programmer des messages pour qu'ils soient envoyés à l'avenir, de mettre en veille les messages que vous n'êtes pas prêt à gérer, et de créer des modèles pour les courriels fréquemment envoyés. Vous pouvez même envoyer quelque chose en mode confidentiel pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire pour les messages sensibles. Ceux qui s'abonnent à Google Workspace - l'offre d'affaires de Google - peuvent créer de beaux courriels grâce à l'utilisation de modèles pré-faits et utiliser le mode d'envoi multiple pour personnaliser les communications sortantes. Un autre grand plus pour Gmail est qu'il fait partie de l'écosystème Google. Cela signifie que lorsque vous vous inscrivez à Gmail, vous avez également accès à Docs, Sheets, Slides, Calendar, Drive et le reste de la suite de logiciels de productivité de Google. Cela facilite le partage de documents et la collaboration avec d'autres personnes. Bien que bon pour le courrier électronique individuel, Gmail fait défaut lorsqu'il s'agit de courrier électronique d'équipe. Bien qu'il existe des moyens de mettre en place une solution de courrier électronique partagé dans Gmail, d'autres options sur cette liste font un meilleur travail. Prix : Gratuit pour un usage individuel. Les plans Google Workspace commencent à 6 $/utilisateur par mois ; essai gratuit disponible.

4. Sendinblue

Meilleur logiciel de gestion de courrier électronique pour la communication de un à plusieurs.

Parfois, vous devez communiquer avec beaucoup de personnes à la fois : peut-être que vous annoncez un nouveau service ou que vous avez une mise à jour d'entreprise ou de produit. Comme vous ne pouvez mettre en copie cachée qu'un certain nombre de personnes à partir de votre compte Gmail - environ 500 si vous vous le demandiez - vous aurez besoin d'un outil spécialisé. L'un des meilleurs est Sendinblue. Leur outil de marketing vous permet de créer de beaux courriels à l'aide de leur éditeur facile à utiliser et comprend également une automatisation de premier ordre pour s'assurer que les messages sont envoyés au bon moment. Vous pouvez également faire des tests A/B et suivre des mesures telles que le taux d'ouverture, le taux de clics, et même voir une carte thermique pour vos courriels. Sendinblue peut également vous aider à utiliser les SMS, les messages WhatsApp et les notifications push pour atteindre vos clients en utilisant leurs canaux de communication préférés. Séparé de la plateforme de marketing, Sendinblue dispose également de produits de chat en direct, de CRM et de courrier électronique transactionnel. Toutes les offres de l'entreprise incluent un plan gratuit, permettant à votre équipe de les essayer avant de prendre un engagement financier. Prix : Plan gratuit disponible. Les plans payants de la plateforme marketing commencent à 25 $ par mois.

5. Front

Meilleur logiciel de gestion de courrier électronique pour gérer les courriels d'équipe et personnels ensemble.

Les logiciels de gestion de courrier électronique sont souvent utilisés pour gérer une adresse de courrier électronique de groupe (c'est-à-dire, support@nomdelentreprise.com). Cependant, si votre équipe veut utiliser à la fois des adresses de courrier électronique personnelles et partagées pour interagir avec votre public, Front pourrait être une excellente option. Front offre des fonctionnalités collaboratives comme les commentaires internes, les brouillons partagés et les modèles de messages, et ils ont également des fonctionnalités plus avancées comme l'analytique et l'automatisation sur leurs plans à coût plus élevé. Vous pouvez même utiliser la fonction de règles personnelles du logiciel pour automatiser les actions dans votre boîte de réception personnelle.

While Front is most often thought of as a shared email platform, it is also capable of managing additional channels from its shared workspace. The service offers native live chat as well as integrations with other tools to allow you to handle Facebook, Twitter, WhatsApp, voice, and SMS messaging.

Price: Free trial available. Plans start at $19/person per month (two user minimum).

6. Microsoft Outlook

Meilleur logiciel de gestion de courrier électronique pour ceux qui préfèrent l'écosystème Microsoft.

Outlook est l'offre de courrier électronique de Microsoft, et sa fonctionnalité est presque identique à celle de Gmail. Il dispose d'un espace de travail personnalisable, d'une interface utilisateur claire pour une composition facile des messages, de la possibilité de mettre en veille des messages et de planifier des réponses, de catégories et de règles pour vous garder organisé, et d'une fonctionnalité de recherche décente. Comme Gmail, les utilisateurs d'Outlook ont accès à la suite d'applications de productivité de la société mère — Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, OneNote, Teams, Skype, ainsi que des outils de calendrier et de liste de tâches. Les deux plateformes offrent des plans individuels gratuits et des plans d'entreprise payants, bien que Microsoft propose également des niveaux individuels payants. Pour 1,99 $ par mois, les utilisateurs d'Outlook peuvent supprimer les publicités de leur boîte de réception et obtenir un stockage OneDrive supplémentaire ; pour 6,99 $ par mois, les utilisateurs bénéficient de fonctionnalités premium pour le reste de la suite Microsoft 365. Prix : Plan gratuit disponible pour une utilisation individuelle. Les plans individuels payants commencent à 1,99 $ par mois. Les plans d'entreprise commencent à 6 $/utilisateur par mois ; essai gratuit disponible.

7. Missive

Meilleur logiciel de gestion de courrier électronique gratuit pour la collaboration en équipe.

Missive est un outil de boîte de réception partagée qui peut être un excellent choix pour les entreprises qui souhaitent gérer les courriels de manière collaborative. Attribuez des conversations à des employés ou des équipes spécifiques, étiquetez les courriels pour une meilleure organisation, et créez des règles pour automatiser les tâches et améliorer votre flux de travail. La plateforme dispose de nombreux outils qui peuvent favoriser la collaboration, tels que des réponses prédéfinies, des brouillons collaboratifs, des commentaires internes et un équilibrage de la charge de travail pour s'assurer que le travail est réparti de manière équitable au sein de votre équipe. Missive propose également des salles de chat internes où votre équipe peut discuter d'idées en équipe ou même en tête-à-tête. Pour ceux qui ont besoin de gérer des canaux supplémentaires au-delà du courrier électronique, Missive propose des intégrations avec Facebook, Instagram et Twitter (ce dernier moyennant un supplément). Vous pouvez également gérer le chat en direct, les SMS et les messages WhatsApp depuis votre espace de travail Missive, mais cela nécessite un abonnement à un service tiers (Twilio, Dialpad ou SignalWire). Prix : Plan gratuit disponible. Les plans payants commencent à 14 $/utilisateur par mois.

8. Hiver

Meilleur logiciel de gestion de courrier électronique d'équipe pour les utilisateurs de Gmail.

De nombreux outils de cette liste sont des offres autonomes, mais Hiver est un peu différent. En gros, il agit comme une extension de votre compte Gmail existant. Vous pouvez attribuer des courriels à des personnes spécifiques, stocker des modèles de courriels partagés, ajouter des notes internes, définir des statuts de courriels et recevoir des alertes de collision, autant de choses que vous ne pouvez pas faire à partir d'un compte Gmail standard. Vous ne pouvez pas non plus gérer des canaux supplémentaires en utilisant le Gmail traditionnel, mais Hiver peut gérer le chat en direct, les messages WhatsApp et même la voix pour ceux qui ont un abonnement Aircall. Pour les équipes intéressées par le support en libre-service, Hiver propose un constructeur de base de connaissances, qui peut aider à réduire la charge de travail de votre équipe de support et à améliorer votre expérience client. Le logiciel propose également une automatisation des tâches, un bot IA, des fonctionnalités d'analyse et de sondage de satisfaction client (CSAT), mais ils ne sont proposés que sur des plans plus coûteux. Prix : Essai gratuit disponible. Les plans commencent à 15 $/utilisateur par mois.

9. Moosend

Meilleur logiciel de gestion de courrier électronique pour le marketing par courrier électronique.

Moosend est un autre outil destiné à la communication de un à plusieurs. Ils offrent des fonctionnalités comme un éditeur sans code pour créer facilement de beaux courriels et bulletins d'information. Vous pouvez également segmenter les audiences, tester A/B et suivre des métriques comme les ouvertures, les clics, les rebonds et les désabonnements. Le mieux, c'est que vous pouvez faire tout cela avec leur plan gratuit. Il y a quelques limitations - comme le fait qu'une seule personne peut accéder au compte. Mais c'est beaucoup de valeur pour aucun coût. Pour ceux qui cherchent à obtenir une fonctionnalité élargie avec des sièges utilisateurs supplémentaires, ils offrent également des plans payants à partir de 9 $ par mois. Prix : Essai gratuit disponible. Les plans commencent à 9 $ par mois.

10. Emailigistics

Meilleur logiciel de gestion de courrier électronique d'équipe pour les utilisateurs d'Outlook.

Emailigistics est similaire à Hiver, mais au lieu de travailler avec Gmail, c'est une superposition pour Outlook. Il offre une fonctionnalité similaire et des fonctionnalités de collaboration légères telles que des notes internes et des capacités d'attribution. Vous pouvez également effectuer des automatisations comme la redirection des courriels vers des personnes spécifiques en fonction de certaines conditions pour améliorer la productivité et les temps de réponse. Vous pouvez désactiver la disponibilité des agents pour éviter que les messages ne restent sans réponse lorsque les agents sont absents grâce à la fonctionnalité de planification des utilisateurs, et vous pouvez même mettre en place des horaires récurrents pour définir la disponibilité automatiquement. Pour couronner le tout, ils offrent l'accès à des modèles de messages, des analyses pour voir comment votre équipe se comporte, des historiques de conversations pour mieux comprendre les contacts précédents d'un expéditeur, et la possibilité de catégoriser les courriels pour une meilleure organisation. Pour les équipes qui sont attachées à la plateforme Microsoft mais ont besoin de plus de fonctionnalités que Outlook ne peut fournir, Emailigistics peut être une bonne solution. Cependant, les clients potentiels doivent être conscients que certaines fonctionnalités ne sont disponibles que dans le cadre du plan plus coûteux du logiciel. Prix : Essai gratuit disponible. Les plans commencent à 10 $/utilisateur par mois.

11. Omnisend

Meilleur logiciel de gestion de courrier électronique pour les campagnes de marketing électronique.

Omnisend est une plateforme de courrier électronique, SMS et automatisation marketing conçue pour les entreprises de commerce électronique. Il dispose d'un générateur de courriels par glisser-déposer qui est préchargé avec une tonne de modèles prêts à l'emploi. Une fois que vous avez téléchargé vos éléments de marque, le système s'en souvient, personnalisant automatiquement chaque courriel que vous créez. Pour ceux qui sont intéressés à intégrer les SMS à leur stratégie, Omnisend facilite la création et le lancement de campagnes de textes uniques ou l'intégration de messages SMS dans des flux de travail automatiques pour des choses comme les paniers abandonnés et les notifications d'expédition. En plus des messages SMS, vous pouvez également intégrer des pages d'atterrissage ainsi que des notifications push, des pop-ups et des teasers ciblés dans votre stratégie en utilisant Omnisend. Profitez de flux d'automatisation pré-construits pour des choses comme les campagnes de bienvenue et les confirmations de commande, et pour ceux qui préfèrent créer leurs propres automatisations, la plateforme offre un éditeur d'automatisation facile à utiliser. Enfin, Omnisend est livré avec les outils de reporting, de segmentation et de test A/B nécessaires pour mesurer les résultats et prendre des décisions plus éclairées. La tarification est basée sur le volume, mais si Omnisend semble être ce que vous cherchez, il y a un plan gratuit pour vous aider à démarrer. Prix : Plan gratuit disponible. Les plans payants commencent à 16 $ par mois.

Fonctionnalités indispensables du logiciel de gestion de courrier électronique

Si vous recherchez spécifiquement des outils de gestion de courrier électronique d'équipe qui se concentrent sur les courriels reçus, assurez-vous de chercher ces fonctionnalités lors de la comparaison des précédentes.

Détection de collision

Il est frustrant pour le destinataire et une perte de temps pour votre équipe lorsque plusieurs personnes envoient des réponses à la même conversation. La détection de collision aide à prévenir cela en fournissant des indicateurs en temps réel lorsqu'un autre membre de l'équipe a déjà répondu à une conversation - ou est en train de rédiger une réponse.

Réponses enregistrées

Les réponses enregistrées sont des réponses partagées que votre équipe peut ajouter à une réponse par courrier électronique en quelques clics et personnaliser si nécessaire. Des réponses enregistrées bien organisées et pré-rédigées font gagner du temps aux membres de l'équipe et donnent des résultats plus rapides aux clients. Elles créent également une continuité avec un langage facile à appliquer qui maintient une équipe sur la même page, surtout s'il y a un problème important comme une panne ou une nouvelle sortie de produit.

Profils de clients

Le meilleur logiciel de gestion de courrier électronique donne aux membres de l'équipe des informations contextuelles sur chaque personne avec qui ils interagissent. Ces informations peuvent comprendre des données sur les achats antérieurs, des notes de compte, des informations de contact, des interactions passées et plus encore.

Intégrations

Lorsque votre logiciel de gestion de courrier électronique peut s'intégrer aux applications utilisées par votre équipe et votre organisation, il peut briser les silos et faciliter la collaboration. Tout comme les gens doivent se parler pour qu'une entreprise fonctionne, ces différents outils doivent se connecter pour un flux de travail sans couture.

Flux de travail automatisés

Les flux de travail sont une forme de filtres ou de règles ultra-performants qui automatisent les processus pour organiser les tâches et apporter de l'efficacité aux équipes. Au lieu de marquer manuellement les courriels et d'attribuer des conversations à différentes personnes de votre équipe, vous pouvez automatiser ces actions en fonction de conditions spécifiques.

Rapport

Essayer de réaliser une analyse quelconque dans une boîte aux lettres Gmail ou Outlook partagée prend plus de temps que cela ne vaut. Le bon logiciel de gestion de courrier électronique peut faire le travail pour vous, vous donnant des données qui se traduisent par des informations commerciales puissantes pertinentes pour tous les aspects de votre entreprise.

La bonne solution

Pour la plupart d'entre nous, le courrier électronique est inévitable, mais il n'a pas besoin d'être accablant. Que vous répondiez à des courriels de clients, envoyiez un message en masse sur une nouvelle fonctionnalité, ou que vous nettoyiez simplement votre propre boîte de réception, le logiciel de gestion de courrier électronique peut vous aider à rendre votre vie plus facile.