The 14 Best Email Management Software + Features to Look For

Ob wir sie schreiben, lesen oder uns über sie beschweren, eines bleibt wahr: Die E-Mail ist ein zentraler Bestandteil vieler unserer beruflichen Leben. Und obwohl jeder Tag ein neues Tool zu bieten scheint, das die Anzahl der E-Mails, die wir erhalten, reduzieren soll, scheinen sie kaum einen Unterschied zu machen. Obwohl es wahrscheinlich unmöglich ist, E-Mails vollständig zu eliminieren, gibt es Tools, die wir nutzen können, um E-Mails besser handhabbar zu machen. Tatsächlich gibt es eine ganze Kategorie namens E-Mail-Management-Software, die genau dazu dient.

Was ist E-Mail-Management-Software?

E-Mail-Management-Software ist ein Tool, das Ihnen hilft, E-Mails zu verwalten, zu sortieren, zu organisieren und zu versenden. Allgemein gesprochen konzentrieren sich E-Mail-Management-Tools auf einige verschiedene Bereiche:

• Eingehende E-Mails – Tools in dieser Kategorie konzentrieren sich hauptsächlich auf die Verwaltung eingehender E-Mails von Ihrem Publikum, sei es Kunden, Klienten, Studenten, Patienten, Verkaufsleads oder Mitarbeiter aus anderen Abteilungen. Diese Tools konzentrieren sich hauptsächlich auf Interaktionen von eins zu eins.

• Massen-E-Mails – Tools in dieser Kategorie konzentrieren sich hauptsächlich auf den Versand von E-Mails. Diese Tools werden für die Kommunikation von eins zu vielen verwendet. Sie haben auch erweiterte Fähigkeiten, um Dinge wie Öffnungsraten, Klickraten und andere Metriken zu sehen, die ein Tool, das sich auf eingehende E-Mails konzentriert, nicht beinhalten würde.

• Persönliche E-Mails – Tools in dieser Kategorie konzentrieren sich hauptsächlich auf die Verwaltung eines persönlichen E-Mail-Posteingangs. Sie helfen im Allgemeinen dabei, das Sortieren und Versenden zu automatisieren und können Sie sogar von bestimmten E-Mails abmelden, um die Verwaltung Ihres eigenen Posteingangs weniger mühsam zu machen.

Selten, wenn überhaupt, decken Tools mehrere Anwendungsfälle ab. Sie sind zu unterschiedlich und fehlen in der Regel an Überschneidungen. Sie können jedoch in Kombination miteinander verwendet werden.

Die 11 besten E-Mail-Management-Softwares

Da E-Mail-Management-Software einige verschiedene Anwendungsfälle abdeckt, haben wir eine vielfältige Liste von Tools zusammengestellt, die alle abdecken.

• Help Scout

• SaneBox

• Gmail

• Sendinblue

• Front

• Microsoft Outlook

• Missive

• Hiver

• Moosend

• Emailigistics

• Omnisend

1. Help Scout

Beste E-Mail-Management-Software für kleine und mittelgroße Organisationen.

Help Scout ist eine E-Mail-Management-Software, die speziell entwickelt wurde, um Teams bei der professionellen Verwaltung ihrer E-Mail-Kommunikation zu unterstützen. Mit Help Scout erhalten Sie Zugang zu leistungsstarken Kollaborationstools wie privaten Notizen, um alle auf dem Laufenden zu halten, und Kollisionserkennung, um doppelte Arbeit zu vermeiden. Produktivitätstools wie Workflows ermöglichen es Ihnen, Konversationen automatisch bestimmten Mitarbeitern oder benutzerdefinierten Ordnern zuzuweisen, basierend auf von Ihnen festgelegten Kriterien. Und gespeicherte Antworten machen das Beantworten von Routineanfragen zum Kinderspiel. Schließlich hilft der Zugang zu Kundenprofilen Ihnen, den Überblick zu behalten. Sie können frühere Gespräche und andere grundlegende Informationen sehen, um die Interaktionen reibungslos ablaufen zu lassen und die Belastung sowohl für den Absender als auch für Ihr Team zu reduzieren. Am besten ist, dass die E-Mail-Management-Software nur eines der gesamten Suite von Tools ist, auf die Sie Zugriff haben, wenn Sie sich für Help Scout anmelden. Ein paar andere bemerkenswerte Tools sind Docs, mit denen Sie eine Wissensbasis erstellen können, und Beacon, mit dem Sie Live-Chat und In-App-Nachrichten anbieten können. Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Pläne beginnen bei 20 $ pro Nutzer/Monat.

2. SaneBox

Beste persönliche E-Mail-Management-Software.

Obwohl viele E-Mail-Management-Softwares sich auf Geschäftsbedürfnisse konzentrieren, gibt es auch Tools, die bei der Verwaltung persönlicher Posteingänge helfen. Eines der besten, das wir gefunden haben, ist SaneBox. Ihre leistungsstarke KI lernt Ihre verschiedenen E-Mail-Gewohnheiten und sortiert dann automatisch E-Mails, sobald sie in Ihrem Posteingang ankommen. Hochpriorisierte Nachrichten werden in Ihrem Hauptposteingang angezeigt, während niedrigpriorisierte in einen separaten Ordner verschoben werden. Sie bieten auch Funktionen wie SaneNoReplies, die jede Nachricht anzeigt, die Sie gesendet haben und die noch keine Antwort erhalten hat, und Do Not Disturb, das verhindert, dass neue eingehende E-Mails angezeigt werden, um Ihre Konzentration auf die aktuelle Aufgabe zu lenken. Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Pläne beginnen bei 7 $ pro Monat.

3. Gmail

Beste E-Mail-Management-Software für diejenigen, die das Google-Ökosystem bevorzugen.

Gmail ist wohl der beliebteste E-Mail-Client auf dem Markt, und das aus gutem Grund. Es verfügt über eine anpassbare Oberfläche, einen einfach zu bedienenden Editor zum Verfassen von E-Mails, Labels, die Ihnen helfen, Ihre Nachrichten zu organisieren und zu filtern, und eine leistungsstarke Suchfunktion, die das Auffinden von verschollenen E-Mails zum Kinderspiel macht. Diese Funktionen sind jedoch nur der Anfang. Gmail ermöglicht es Ihnen, Nachrichten zu planen, die in der Zukunft gesendet werden sollen, Nachrichten zu snoozen, die Sie noch nicht bearbeiten können, und Vorlagen für häufig gesendete E-Mails zu erstellen. Sie können sogar etwas im vertraulichen Modus senden, um eine zusätzliche Sicherheitsebene für sensible Nachrichten hinzuzufügen. Diejenigen, die Google Workspace abonnieren - das Geschäftsangebot von Google - können durch die Verwendung von vorgefertigten Vorlagen schöne E-Mails erstellen und den Multi-Send-Modus verwenden, um ausgehende Kommunikationen zu personalisieren. Ein weiterer großer Pluspunkt für Gmail ist, dass es Teil des Google-Ökosystems ist. Das bedeutet, dass Sie beim Anmelden bei Gmail auch Zugang zu Docs, Sheets, Slides, Calendar, Drive und dem Rest der Produktivitätssoftware-Suite von Google haben. Dies erleichtert das Teilen von Dokumenten und die Zusammenarbeit mit anderen Personen. Obwohl Gmail gut für individuelle E-Mails ist, hat es Schwächen, wenn es um Team-E-Mails geht. Obwohl es Möglichkeiten gibt, eine gemeinsame E-Mail-Lösung in Gmail einzurichten, erledigen andere Optionen auf dieser Liste dies besser. Preis: Kostenlos für den individuellen Gebrauch. Google Workspace-Pläne beginnen bei 6 $/Benutzer pro Monat; kostenlose Testversion verfügbar.

4. Sendinblue

Beste E-Mail-Management-Software für Kommunikation von eins zu vielen.

Manchmal müssen Sie mit vielen Menschen auf einmal kommunizieren: Vielleicht kündigen Sie einen neuen Service an oder Sie haben ein Firmen- oder Produkt-Update. Da Sie nur so viele Leute von Ihrem Gmail-Konto aus Bcc senden können - etwa 500, falls Sie sich fragen - benötigen Sie ein spezialisiertes Tool. Eines der besten ist Sendinblue. Ihr Marketing-Tool ermöglicht es Ihnen, wunderschöne E-Mails mit ihrem benutzerfreundlichen Editor zu erstellen und beinhaltet auch erstklassige Automatisierung, um sicherzustellen, dass Nachrichten genau dann gesendet werden, wenn Sie es möchten. Sie können auch A/B-Tests durchführen und Metriken wie Öffnungsrate, Klickrate und sogar eine Heatmap für Ihre E-Mails verfolgen. Sendinblue kann Ihnen auch dabei helfen, SMS, WhatsApp-Nachrichten und Push-Benachrichtigungen zu nutzen, um Ihre Kunden auf ihren bevorzugten Kommunikationskanälen zu erreichen. Getrennt von der Marketingplattform bietet Sendinblue auch Live-Chat, CRM und transaktionale E-Mail-Produkte an. Alle Angebote des Unternehmens beinhalten einen kostenlosen Plan, so dass Ihr Team sie ausprobieren kann, bevor es eine finanzielle Verpflichtung eingeht. Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Marketingplattformpläne beginnen bei 25 $ pro Monat.

5. Front

Beste E-Mail-Management-Software für die Verwaltung von Team- und persönlichen E-Mails zusammen.

E-Mail-Management-Software wird oft verwendet, um eine Gruppen-E-Mail-Adresse (z.B., support@firmenname.com) zu verwalten. Wenn Ihr Team jedoch sowohl persönliche als auch gemeinsame E-Mail-Adressen zur Interaktion mit Ihrem Publikum nutzen möchte, könnte Front eine großartige Option sein. Front bietet einige kollaborative Funktionen wie interne Kommentare, geteilte Entwürfe und Nachrichtenvorlagen, und sie haben auch fortgeschrittenere Funktionen wie Analytik und Automatisierung in ihren höherpreisigen Plänen. Sie können sogar die persönliche Regelfunktion der Software verwenden, um Aktionen in Ihrem persönlichen Posteingang zu automatisieren. Obwohl Front meist als gemeinsame E-Mail-Plattform betrachtet wird, ist es auch in der Lage, zusätzliche Kanäle von seinem gemeinsamen Arbeitsbereich aus zu verwalten. Der Dienst bietet nativen Live-Chat sowie Integrationen mit anderen Tools, die es Ihnen ermöglichen, Facebook, Twitter, WhatsApp, Sprach- und SMS-Nachrichten zu bearbeiten. Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Pläne beginnen bei 19 $/Person pro Monat (Mindestens zwei Nutzer erforderlich).

6. Microsoft Outlook

Beste E-Mail-Management-Software für diejenigen, die das Microsoft-Ökosystem bevorzugen.

Outlook ist Microsofts E-Mail-Angebot und seine Funktionalität ist fast identisch mit der von Gmail. Es hat eine anpassbare Arbeitsfläche, eine klare Benutzeroberfläche für einfache Nachrichtenkomposition, die Möglichkeit, Nachrichten zu verschieben und Antworten zu planen, Kategorien und Regeln, um Sie organisiert zu halten, und eine anständige Suchfunktion. Ähnlich wie bei Gmail haben Outlook-Benutzer Zugriff auf die Suite von Produktivitätsanwendungen des Mutterunternehmens - Word, Excel, Powerpoint, OneDrive, OneNote, Teams, Skype und Kalender- und To-Do-List-Tools. Beide Plattformen haben kostenlose Einzelpläne und kostenpflichtige Geschäftspläne, obwohl Microsoft auch kostenpflichtige Einzelstufen hat. Für 1,99 $ pro Monat können Outlook-Benutzer Anzeigen aus ihrem Posteingang entfernen und zusätzlichen OneDrive-Speicher erhalten; für 6,99 $ pro Monat erhalten die Nutzer Premium-Funktionen für den Rest der Microsoft 365-Suite. Preis: Kostenloser Plan für den individuellen Gebrauch verfügbar. Kostenpflichtige Einzelpläne beginnen bei 1,99 $ pro Monat. Geschäftspläne starten bei 6 $/Benutzer pro Monat; kostenlose Testversion verfügbar.

7. Missive

Beste kostenlose E-Mail-Management-Software für die Teamzusammenarbeit.

Missive ist ein Tool für geteilte Posteingänge, das eine großartige Wahl für Unternehmen sein kann, die E-Mails gemeinsam verwalten möchten. Weisen Sie Konversationen bestimmten Mitarbeitern oder Teams zu, beschriften Sie E-Mails für eine bessere Organisation und erstellen Sie Regeln, um Aufgaben zu automatisieren und Ihren Arbeitsablauf zu verbessern. Die Plattform bietet viele Tools, die die Zusammenarbeit fördern können, wie vorformulierte Antworten, gemeinsame Entwürfe, interne Kommentare und Lastausgleich, um sicherzustellen, dass die Arbeit gleichmäßig auf Ihr Team verteilt wird. Missive bietet auch interne Chatrooms, in denen Ihr Team Ideen als Team oder sogar eins zu eins diskutieren kann. Für diejenigen, die zusätzliche Kanäle über E-Mail hinaus verwalten müssen, bietet Missive Integrationen mit Facebook, Instagram und Twitter (letzteres gegen eine zusätzliche Gebühr). Sie können auch Live-Chat, SMS und WhatsApp-Nachrichten über Ihren Missive-Arbeitsbereich verwalten, aber dafür ist ein Abonnement bei einem Drittanbieterdienst (Twilio, Dialpad oder SignalWire) erforderlich. Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei 14 $/Benutzer pro Monat.

8. Hiver

Beste Team-E-Mail-Management-Software für Gmail-Benutzer.

Viele der Tools auf dieser Liste sind eigenständige Angebote, aber Hiver ist ein wenig anders. Grundsätzlich fungiert es als Erweiterung zu Ihrem bestehenden Gmail-Konto. Sie können E-Mails bestimmten Personen zuweisen, geteilte E-Mail-Vorlagen speichern, interne Notizen hinzufügen, E-Mail-Status setzen und Kollisionswarnungen erhalten - all dies können Sie nicht von einem Standard-Gmail-Konto aus tun. Mit traditionellem Gmail können Sie auch keine zusätzlichen Kanäle verwalten, aber Hiver kann Live-Chat, WhatsApp-Nachrichten und sogar Sprache für diejenigen mit einem Aircall-Abonnement handhaben. Für Teams, die sich für Self-Service-Support interessieren, bietet Hiver einen Wissensdatenbank-Builder, der die Belastung Ihres Support-Teams verringern und Ihr Kundenerlebnis verbessern kann. Die Software bietet auch Aufgabenautomatisierung, einen AI-Bot, Analytik und Kundenzufriedenheitsumfrage (CSAT) Funktionen, aber diese werden nur auf höherpreisigen Plänen angeboten. Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Pläne starten bei 15 $/Benutzer pro Monat.

9. Moosend

Beste E-Mail-Management-Software für E-Mail-Marketing.

Moosend ist ein weiteres Tool, das für die Kommunikation von Einem zu Vielen gedacht ist. Sie bieten Funktionen wie einen No-Code-Editor, um einfach schöne E-Mails und Newsletter zu erstellen. Sie können auch Zielgruppen segmentieren, A/B-Tests durchführen und Metriken wie Öffnungen, Klicks, Bounces und Abmeldungen verfolgen. Am besten können Sie all dies mit ihrem kostenlosen Plan tun. Es gibt einige Einschränkungen - zum Beispiel kann nur eine Person auf das Konto zugreifen. Aber es ist viel Wert für keine Kosten. Für diejenigen, die erweiterte Funktionalität mit zusätzlichen Benutzerplätzen suchen, bieten sie auch kostenpflichtige Pläne ab 9 $ pro Monat an. Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Pläne starten bei 9 $ pro Monat.

10. Emailigistics

Beste Team-E-Mail-Management-Software für Outlook-Benutzer.

Emailigistics ist ähnlich wie Hiver, arbeitet aber statt mit Gmail mit Outlook. Es bietet ähnliche Funktionen und leichte Kollaborationsfeatures wie interne Notizen und Zuweisungsfähigkeiten. Sie können auch einige Automatisierungen wie das Routing von E-Mails zu bestimmten Personen auf der Grundlage bestimmter Bedingungen durchführen, um die Produktivität und Antwortzeiten zu verbessern. Sie können die Verfügbarkeit von Agenten ausschalten, um zu verhindern, dass Nachrichten unbeantwortet bleiben, wenn Agenten nicht da sind, mit der Funktion Benutzerpläne, und Sie können sogar wiederkehrende Pläne einrichten, um die Verfügbarkeit automatisch einzustellen. Darüber hinaus bieten sie Zugriff auf Nachrichtenvorlagen, Analysen, um zu sehen, wie Ihr Team abschneidet, Konversationshistorien, um die vorherigen Kontakte eines Absenders besser zu verstehen, und die Möglichkeit, E-Mails zur besseren Organisation zu kategorisieren. Für Teams, die von der Microsoft-Plattform angetan sind, aber mehr Funktionalität benötigen, als Outlook bieten kann, kann Emailigistics eine gute Lösung sein. Potenzielle Kunden sollten jedoch wissen, dass einige Funktionen nur im Rahmen des höherpreisigen Plans der Software verfügbar sind. Preis: Kostenlose Testversion verfügbar. Pläne starten bei 10 $/Benutzer pro Monat.

11. Omnisend

Beste E-Mail-Management-Software für E-Commerce-Marketingkampagnen.

Omnisend ist eine Plattform für E-Mail-Marketing, SMS und Marketingautomatisierung, die für E-Commerce-Unternehmen konzipiert ist. Sie verfügt über einen Drag-and-Drop-E-Mail-Builder, der mit vielen vorgefertigten Vorlagen geladen ist. Sobald Sie Ihre Markenelemente hochgeladen haben, merkt sich das System diese und passt jede E-Mail, die Sie erstellen, automatisch an. Für diejenigen, die SMS in ihre Strategie einbeziehen möchten, macht Omnisend es einfach, Einzeltextkampagnen zu erstellen und zu starten oder SMS-Nachrichten in automatische Workflows für Dinge wie verlassene Warenkörbe und Versandbenachrichtigungen einzubeziehen. Neben SMS-Messaging können Sie auch Landing Pages sowie gezielte Push-Benachrichtigungen, Pop-ups und Teaser in Ihre Strategie einbeziehen. Genießen Sie vordefinierte Automatisierungsabläufe für Dinge wie Begrüßungskampagnen und Bestellbestätigungen, und für diejenigen, die ihre eigenen Automatisierungen erstellen möchten, bietet die Plattform einen einfach zu bedienenden Automatisierungseditor. Schließlich kommt Omnisend mit den Berichts-, Segmentierungs- und A/B-Testing-Tools, die notwendig sind, um Ergebnisse zu messen und informiertere Entscheidungen zu treffen. Die Preisgestaltung basiert auf dem Volumen, aber wenn Omnisend das ist, wonach Sie suchen, gibt es einen kostenlosen Plan, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Preis: Kostenloser Plan verfügbar. Kostenpflichtige Pläne starten bei 16 $ pro Monat.

Unverzichtbare Funktionen der E-Mail-Management-Software

Wenn Sie speziell nach Team-E-Mail-Management-Tools suchen, die sich auf eingehende E-Mails konzentrieren, achten Sie auf diese Funktionen, wenn Sie die oben genannten vergleichen.

Kollisionserkennung

Es ist frustrierend für den Empfänger und zeitraubend für Ihr Team, wenn mehrere Personen Antworten auf dieselbe Konversation senden. Die Kollisionserkennung hilft, dies zu verhindern, indem sie in Echtzeit anzeigt, wenn ein anderes Teammitglied bereits auf eine Konversation geantwortet hat - oder gerade dabei ist, eine Antwort zu schreiben.

Gespeicherte Antworten

Gespeicherte Antworten sind geteilte Antworten, die Ihr Team in nur wenigen Klicks zu einer E-Mail-Antwort hinzufügen und bei Bedarf personalisieren kann. Gut organisierte, vorgeschriebene gespeicherte Antworten sparen Zeit für die Teammitglieder und liefern schneller Ergebnisse für die Kunden. Sie schaffen auch Kontinuität mit leicht anzuwendender Sprache, die ein Team auf derselben Seite hält, besonders wenn es ein bedeutendes Problem gibt, wie einen Ausfall oder eine neue Produktveröffentlichung.

Kundenprofile

Die beste E-Mail-Management-Software befähigt Teammitglieder mit Daten, die ein lebhaftes Bild von der Person, die die E-Mail gesendet hat, und ihren einzigartigen Herausforderungen zeichnen. Mit diesen wichtigen Informationen kann Ihr Team den Menschen effektiver und effizienter helfen.

Integrationen

Wenn Ihre E-Mail-Management-Software sich mit den Apps integrieren kann, die Ihr Team und Ihre Organisation nutzen, kann sie Silos abbauen und die Zusammenarbeit erleichtern. Genauso wie Menschen miteinander sprechen müssen, damit ein Unternehmen funktioniert, müssen diese verschiedenen Tools verbunden sein, um einen nahtlosen Workflow zu gewährleisten.

Automatisierte Workflows

Workflows sind eine Form von leistungsstarken Filtern oder Regeln, die Prozesse automatisieren, um Aufgaben zu organisieren und die Effizienz der Teams zu steigern. Anstatt E-Mails manuell zu kennzeichnen und Konversationen verschiedenen Personen in Ihrem Team zuzuweisen, können Sie diese Aktionen basierend auf bestimmten Bedingungen automatisieren.

Berichterstattung

Jede Analyse in einem geteilten Gmail- oder Outlook-Postfach durchzuführen, dauert länger, als es wert ist. Die richtige E-Mail-Management-Software kann die Arbeit für Sie erledigen und liefert Ihnen Daten, die sich zu aussagekräftigen Geschäftseinblicken zusammenfügen, die für jeden Aspekt Ihres Unternehmens relevant sind.

Die richtige Lösung

Für die meisten von uns ist E-Mail unvermeidlich, aber sie muss nicht überwältigend sein. Ob Sie auf Kundene-Mails antworten, eine Massennachricht über eine neue Funktion versenden oder einfach nur Ihr eigenes Postfach aufräumen, E-Mail-Management-Software kann Ihnen das Leben leichter machen.